可能有些用户确实出于好奇或尝试的心态而购买外贸 CRM，但在使用过几次后就被搁置一旁较少使用。
特别是如果他们并没有明确的需求，也就更不太可能有动力去持续使用。而缺乏使用频次，这反过来又让他们感知不到系统管理的好处，影响再次付费的意愿。
而且对于使用 CRM 来说，很多业务数据都要录入系统，这确实是有点反人性的。至少对于懒人来说，是不太有驱动力去做的。
比如，很多外贸 Soho 已经习惯了自由的工作方式，没有什么约束。尤其是在客户数量有限、业务流程较松散的情况下，他们更倾向于靠个人喜好和日常习惯来管理各种工作。他们会尽可能地避免录入系统，以便省事。这就导致了，即使他们购买了外贸 CRM，其实际使用频率可能会很低。
尽管对于外贸 Soho 来说，也不是必须用 CRM 来管理业务，也不必各种业务信息都录入系统；但是对于外贸企业和团队来说，则必须要采用必要的管理工具和机制。
以小翼 CRM 为例：创建好用户的不同角色，对各个角色设置好使用权限，前期录入产品信息作为必要的产品资料库给团队共用，以及要求销售人员要对每个客户的跟进尽量做纪录，报价和订单流程都要有记录，用创建行动和管理行动来规划和跟踪工作安排与执行情况，用销售机会看板视图预测业绩，用统计与决策模块把握团队成员的业绩表现等等……
公司如果买了软件系统但员工不用，首先要看员工不愿意用的原因，是否是因为本质上影响到了正常的业务工作。如果是，则应该及时和服务商沟通并解决问题。如果不是，只是某些小问题，那么是否是系统方面的问题。如果这些都不是，可能是员工本身工作态度问题。比如因为一点点用得不习惯，就可以弃之不用，那说明团队缺少凝聚力，员工不听指挥，这样的队伍也打不了硬仗。
人天生有惰性，也不喜欢被约束。就像健身一样，都知道锻炼对身体好，但都是怕麻烦和懒得动，怕坚持不下去。但只要想加强管理，公司就需要硬性规定所有业务必须录入系统。
任何产品都会有缺点，特别是一款 SaaS 软件，不同用户在使用中感受也各不相同。有些用户觉得好用有些用户觉得不好用，这很正常。而作为公司来说，选定一款业务管理工具之后，最重要的还是要执行落地。
因为任何的管理机制或流程要想获得好的成效，最重要的还是需要靠人去执行。时间久了，员工自然形成了使用习惯，自然管理规范就建立起来了，整个业务团队的效率也会有明显的提升。
十年前我还在工贸公司任职的时候，公司用的是一款古老的外贸管理系统。功能主要是业务员可以查看产品资料库，录入客户资料，录入每笔订单，录入信用证的各项条款，做每笔订单的利润预算，做采购合同，各种付款申请和审批，单证员做报关和清关的资料。
刚开始我们业务员都觉得系统难用，界面简陋，录入数据的体验也不佳，但公司规定必须录入。客户不录到系统里，都不算是你的客户，甚至连阿里巴巴的询盘信息都要录到系统里。发提成之前，你自己先用系统中填制的订单利润预算单提交给会计，会计会核对并复核你的订单的提成具体金额结果。
后来随着业务发展，大家慢慢就都适应了，毕竟公司需要管理那么多业务，那多一步填写又没什么，这也是工作的一部分。而且，后来我们也会评价公司的外贸系统其实也没那么难用，公司用它管理还是挺有效的，至少每笔订单的提成我们都是在系统里算的。
上面是对外贸 CRM 企业用户的一些建议，如有偏颇的地方请见谅。
这里再分享我们自己外贸公司在使用小翼 CRM 的过程总结的一些经验。当然每个公司情况不一样，这里分享的一些看法，仅供大家参考：
以前我们公司的销售管理是粗放式的，基本以结果为导向。不管员工自己是否有一套客户管理和跟进的规范机制和流程，只要能拿下客户拿到订单就行，我们只看业绩。
但是时间久了之后发现，销售团队中不同的业务员因为不同的习惯、工作方法和执行力的不同，业绩差别很大。业务能力强的员工基本都有比较积极负责的工作习惯和一套自己的工作方法。这些员工的工作方法可能不太成体系，但却有效。
而业务能力差的员工这些都没有，工作时缺乏规划，目标不明确且效率低下。因为之前管理比较松散，导致一些原本能力就差的业务员，职业素养也越来越走低。公司如果继续采用粗放的管理制度，更无法产生好的人效。
等到小翼 CRM 正式上线后，我们开始使用小翼 CRM 作为我们主要的外贸管理系统。
刚开始使用 CRM 时，因为前期要录入不少记录和信息，员工也是多少有些不太习惯。认为有些事情直接做了就行了，为什么还要录入到系统。我们要求事前要创建行动或待办工作，事后要录跟进及反馈的信息。
当员工有抵触情绪时，多半会听到类似“多此一举”、“形式主义”的质疑声。很多员工是散漫的、短视的，他们可能会有各种牢骚，也看不到要求这样做的意义在哪。但是作为管理人员，需要坚持执行下去。
这种不适应在团队要求坚持使用 CRM 一个多月后几乎销声匿迹。员工们对系统的抱怨少了，并且工作更加有目标性。每次开例会的时候，能明显感觉到每个业务员每周自主计划和完成的工作内容比以前更多了，做事比以往积极主动了不少。
于是我们趁热打铁，针对销售管理的流程做了一系列的培训，制定了具体要求。强化了业务员对销售线索概念的理解，让业务员学会管理销售线索、潜在客户、销售机会等销售资源，并通过行动管理对销售跟进工作进行规划并追踪执行情况。
最重要的一步是，我们经过将 CRM 和公司销售管理结合，制定了公司内部的客户跟进与管理的要求规范，以及业务标准化流程。
在规划和制定这些流程和要求时，一开始我们总是希望 CRM 去尽量适配我们的业务流程和管理需求，前期我们提了不少要求，小翼开发团队也做了很大的支持和兼容。
但后来我们发现其实我们每过一段时间都会有新的需求产生，有些是固有的业务习惯和新的管理思路。这些需求里面如果存在普遍的共性，则小翼团队会很快优化升级解决需求。
但 SaaS 模式的线上 CRM 系统通常是为了适配尽可能多的用户的普遍性需求，很难持续地去满足我们的一些特有需求。除非我们去找软件公司定制，做成完全定制化、本地化的软件产品，但那样的话定制的成本实在太高了。
经过权衡考虑之后，我们选择改变思路，首先把当前的 CRM 系统给了解弄透，然后围绕着系统本身怎样更好地去配置和使用，能实现我们内部的管理要求和流程。
或者说，以软件系统为中心，我们自己公司业务流程和管理要求都围绕着系统去使用。尽量把业务流程和管理要求“嫁接”到系统软件这个主干上，围绕或依附于这个主干，在使用的过程中尽量去合二为一，让原本自己的业务流程和管理要求“活”起来，成为云业务和云管理。
如果坚持要以自我业务流程和管理要求为中心，不愿意做任何的妥协和变通，那必然何种 SaaS 软件系统都无法完全适配和满足。因为 SaaS 软件系统是偏标准化的系统，要尽可能地满足大多数用户的需求，以此才能降低用户使用软件的成本。
如果不改变思路和想法，一味地以自我习惯为中心，则必然会有无穷尽的需求。这样的情况，可能只有成本巨大的定制化的管理软件才有可能实现。
因此，对于某些在头疼如何更好地使用 CRM 管理好业务的企业用户们，可以多从上面的建议来思考和分析，可能更容易找到解决管理问题的钥匙。
衷心希望各位用户都能用得更加灵活顺畅，找到适合的方法，切实提高销售管理的效率。
—— 料神 Sam
